Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 8 septembre 2026
La présente politique (la « Politique ») explique comment la société Oguste traite les données à caractère personnel des utilisateurs de sa plateforme (la « Plateforme ») et des personnes dont les données figurent dans les dossiers qui lui sont confiés.
Oguste attache une importance particulière :
- à la protection des données personnelles ;
- au respect des contraintes propres aux professions réglementées, et notamment au secret professionnel du notaire ;
- à la conformité au Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à la loi Informatique et Libertés modifiée.
Elle est organisée autour des trois traitements que recouvre la Plateforme : les dossiers que vous nous confiez (§2), votre compte et notre relation (§3), et la supervision technique du service (§4). Le rôle d’Oguste - responsable de traitement ou sous-traitant - n’est pas le même dans les trois cas, et c’est ce qui détermine à qui vous adressez une demande.
1. Qui est responsable de vos données personnelles ?
Oguste, SAS au capital de 1 200 €, ayant son siège social au 29 Boulevard de Grenelle, 75015 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 992 714 501, représentée par Alexis Prades, en sa qualité de Président.
Adresse de contact : contact@oguste.fr - site internet : oguste.fr.
Selon le traitement concerné, Oguste intervient :
- en tant que sous-traitant, au sens de l’article 28 du RGPD, pour tout ce que contiennent les dossiers confiés par un office notarial (§2). Ces traitements sont effectués exclusivement sur instruction du client, qui en est le responsable de traitement ;
- en tant que responsable de traitement pour la gestion des comptes et de la relation contractuelle (§3), ainsi que pour la sécurité, la supervision technique et l’amélioration de la Plateforme (§4).
2. Les dossiers que vous nous confiez
Rôle d’Oguste : sous-traitant. L’office notarial reste responsable de traitement et détermine la base légale des dossiers qu’il confie.
2.1 Ce que contiennent les dossiers
Les clients importent ou génèrent des documents juridiques et immobiliers - actes, baux, diagnostics, procès-verbaux d’assemblée générale, promesses, pièces annexes - ainsi que des contenus textuels dans le cadre des fonctionnalités d’assistant (questions, instructions, commentaires).
Ces contenus peuvent comporter des données d’état civil, des coordonnées, des informations patrimoniales, des servitudes et sûretés, des données relatives aux biens, et plus généralement tout élément présent dans les pièces fournies. Les personnes concernées sont les parties aux actes, leurs représentants, les tiers et les bénéficiaires mentionnés dans les dossiers.
2.2 Par quels canaux les pièces nous parviennent
Toutes les pièces d’un dossier suivent le même traitement, quel que soit le canal par lequel elles sont arrivées :
- import depuis votre navigateur, par dépôt de fichiers ;
- import depuis votre espace notarial, à votre demande et avec vos identifiants ;
- import depuis un service tiers auquel vous êtes abonné, à votre demande et avec vos identifiants ;
- formulaires de collecte adressés aux parties d’une transaction ;
- consultation de registres publics, décrite au §2.4 ;
- fils de messagerie ouverts depuis Outlook, décrits au §2.5.
Les imports depuis un espace notarial ou un service tiers s’effectuent au moyen d’une session ouverte en votre nom. Selon le service, cette session, les pages consultées et les documents que vous sélectionnez transitent par des prestataires d’automatisation de navigation, pour la seule durée de l’import.
2.3 Ce que nous en faisons
Numérisation et reconnaissance de caractères, structuration, recherche, analyse juridique assistée par intelligence artificielle, édition d’audits immobiliers et de synthèses - à la demande de l’office.
Oguste ne réutilise pas ces contenus à des fins propres et aucune donnée client n’est utilisée pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle.
2.4 Les consultations de registres publics
À votre demande, la Plateforme interroge des sources publiques pour compléter un dossier : registre des entreprises, cadastre et fichier immobilier, états des risques et informations environnementales, données d’urbanisme, entre autres.
Ces requêtes transmettent au service interrogé l’identifiant de recherche que vous fournissez - une dénomination, un numéro d’immatriculation, une référence cadastrale, une adresse - qui peut concerner une personne physique. Rien d’autre du dossier n’est transmis. Les réponses obtenues rejoignent le dossier et suivent son régime.
2.5 Les fils de messagerie ouverts depuis Outlook
Lorsque vous interrogez l’assistant depuis Outlook au sujet du message affiché, ce fil et ses pièces jointes sont traités comme les autres pièces du dossier : mêmes protections, mêmes droits d’accès, mêmes durées. Un fil reste lisible par la seule boîte qui en est propriétaire ; un collaborateur partageant le dossier voit qu’un e-mail a servi de source, sans pouvoir le relire.
L’accès repose sur une autorisation Microsoft (Mail.ReadWrite), accordée par vous-même ou par l’administrateur Microsoft 365 de votre étude, et révocable à tout moment (§11). Elle ne comprend pas l’autorisation d’envoi (Mail.Send) : Oguste ne peut pas envoyer de message à votre place, une réponse préparée reste un brouillon que vous seul relisez et envoyez.
3. Votre compte et notre relation
Rôle d’Oguste : responsable de traitement.
- Identification professionnelle : nom, prénom, étude ou société, fonction, adresse email professionnelle, numéro de téléphone professionnel.
- Compte et habilitations : identifiant, mot de passe (stocké sous forme hachée), organisation de rattachement, licences et droits d’accès, historique d’activation. La connexion peut également s’effectuer par identité fédérée notariale, qui transmet à Oguste un identifiant immuable et une adresse email vérifiée. Sans ces informations, l’accès aux Services n’est pas possible.
- Facturation et contrat : coordonnées de facturation, SIRET/SIREN, TVA intracommunautaire, abonnements, factures et règlements, incidents de paiement et relances.
- Paiements : selon le moyen retenu, certaines informations sont collectées directement par un prestataire de paiement sécurisé. Les données de carte bancaire ne transitent pas par les serveurs d’Oguste et n’y sont pas conservées.
- Support et communications : le contenu de vos échanges avec notre équipe, ainsi que les emails transactionnels du service (invitations, notifications), acheminés par nos prestataires de support et de messagerie.
4. Supervision, sécurité et amélioration du service
Rôle d’Oguste : responsable de traitement.
Faire fonctionner la Plateforme suppose de savoir quand elle échoue et comment elle est utilisée. Sont traités à ce titre :
- Journaux techniques et d’accès : horodatages de connexion, adresses IP, type de navigateur, pages consultées et actions réalisées (imports, créations de dossiers, lancements d’analyses, exports), journaux d’infrastructure et de pare-feu applicatif.
- Rapports d’erreurs : contexte technique d’une erreur, identifiant de session, type de navigateur, transmis à notre prestataire de supervision afin de diagnostiquer et corriger les incidents.
- Mesure d’usage produit : événements d’usage, identifiants techniques, et - afin de rattacher un parcours à un contexte - votre adresse email professionnelle, le nom de votre organisation et le nom du dossier concerné. Le contenu des dossiers n’est pas transmis.
5. Sur quels fondements juridiques ?
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Fourniture des Services, gestion des comptes, des contrats et de la relation client | Exécution du contrat ou de mesures précontractuelles (art. 6.1.b) |
| Traitement des dossiers confiés par un office notarial | Déterminée par l’office, responsable de traitement ; Oguste agit sur instruction (art. 28) |
| Sécurité, journalisation, supervision, prévention des incidents, amélioration du service | Intérêt légitime d’Oguste (art. 6.1.f) |
| Prévention et suivi des impayés, recouvrement des créances | Intérêt légitime d’Oguste (art. 6.1.f) |
| Communications professionnelles, newsletters, invitations à des événements | Intérêt légitime d’Oguste (art. 6.1.f) ; opposition possible à tout moment |
| Obligations comptables et légales, gestion des réclamations et contentieux | Obligation légale (art. 6.1.c) et intérêt légitime (art. 6.1.f) |
6. Nos engagements lorsque nous agissons comme sous-traitant
Pour les données contenues dans les dossiers (§2), Oguste s’engage à :
- n’agir que sur instruction documentée du client, ce dernier restant seul responsable de la détermination des finalités ;
- ne pas réutiliser les données à d’autres fins : elles ne sont ni revendues, ni exploitées à des fins de prospection, ni utilisées pour entraîner des modèles d’IA ;
- assurer la confidentialité : les personnes habilitées chez Oguste sont tenues à une obligation contractuelle de confidentialité, de même que les sous-traitants ultérieurs ;
- mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées (chiffrement, contrôle d’accès, cloisonnement des environnements, journalisation, supervision) ;
- encadrer les sous-traitants ultérieurs, sélectionnés pour leur niveau de sécurité et leur conformité RGPD ;
- assister le client, dans la mesure du raisonnable, pour répondre aux demandes d’exercice de droits, documenter et notifier une éventuelle violation de données ;
- assurer la réversibilité et la suppression des données : le client peut à tout moment exporter ses documents, et obtenir leur suppression sur demande écrite, sous réserve des obligations légales de conservation.
Ces engagements sont repris dans un accord de traitement des données conclu avec chaque client, communiqué sur demande à dpo@oguste.fr.
7. Confidentialité et secret professionnel
Oguste intervient auprès de professions soumises au secret professionnel. À ce titre, Oguste s’engage contractuellement à une obligation de confidentialité renforcée sur toutes les données et documents traités via la Plateforme, d’un niveau équivalent à celui exigé pour les sous-traitants des professions réglementées. Tous les sous-traitants d’Oguste sont tenus par des accords de confidentialité et des contrats conformes à l’article 28 du RGPD.
8. Qui peut accéder à vos données ?
8.1 Au sein d’Oguste
L’accès est strictement limité aux membres d’Oguste qui en ont besoin dans le cadre de leurs missions, conformément au principe du moindre privilège : équipe technique pour le fonctionnement et la maintenance, équipe support pour l’assistance, équipe administrative pour la facturation. L’accès aux environnements de production est interdit par défaut et n’est ouvert, de façon temporaire et justifiée, qu’en cas de nécessité de maintenance ou d’incident. Ces personnes sont soumises à des engagements de confidentialité, et leurs habilitations font l’objet de revues périodiques.
8.2 Nos prestataires et sous-traitants
Oguste recourt à des prestataires techniques pour :
| Catégorie | Rôle |
|---|---|
| Hébergement, stockage et base de données | Hébergement de la Plateforme, des documents et des données applicatives, authentification, sauvegardes |
| Modèles d’intelligence artificielle et OCR | Reconnaissance de caractères, analyses et réponses de l’assistant |
| Automatisation d’imports documentaires | Récupération de pièces depuis un service tiers, à votre demande |
| Supervision technique et mesure d’usage | Détection et diagnostic des erreurs, mesure d’usage |
| Identité fédérée | Connexion au moyen de votre identité notariale |
| Support, messagerie et notifications | Assistance, emails transactionnels, alertes internes d’exploitation |
Chaque prestataire est sélectionné pour son niveau de sécurité et sa conformité au RGPD, lié par un contrat de sous-traitance conforme à l’article 28, et n’accède aux données que dans la stricte mesure nécessaire à la fourniture de son service. La liste nominative des sous-traitants, leur localisation et les garanties applicables sont communiquées à tout client sur simple demande à dpo@oguste.fr, et toute évolution est portée à sa connaissance.
Microsoft n’est pas un sous-traitant d’Oguste : la messagerie appartient à l’étude, cliente directe d’un contrat Microsoft 365, et Oguste s’y connecte en son nom, avec son autorisation et sous son contrôle.
8.3 Localisation et transferts hors Union européenne
L’hébergement et le traitement opérationnel des données ont lieu dans l’Union européenne, l’hébergement principal étant situé en France. Aucun transfert hors de l’Union européenne n’est prévu. Lorsqu’un prestataire est soumis au droit d’un pays tiers, ou lorsqu’il est susceptible d’assurer un support depuis un tel pays, Oguste vérifie et documente les garanties appropriées : clauses contractuelles types, chiffrement, minimisation des données transmises.
9. Combien de temps conservons-nous vos données ?
| Catégorie | Durée de conservation |
|---|---|
| Documents, dossiers et contenus confiés (§2), fils de messagerie compris | Pendant la durée de la licence et de la vie du dossier. La suppression est engagée à la demande du client ou à la suppression de son compte. |
| Compte, habilitations et identification | Durée de la relation contractuelle, puis désactivation et suppression ou anonymisation |
| Facturation et pièces comptables | 10 ans, conformément aux obligations légales |
| Incidents de paiement | Jusqu’à régularisation, et au plus 10 ans à compter de l’incident |
| Journaux techniques et journaux d’accès | 12 mois au maximum, sauf prolongation exceptionnelle en cas d’incident de sécurité ou de procédure judiciaire |
| Rapports d’erreurs et supervision | De quelques semaines à quelques mois |
| Demandes de support | Le temps nécessaire au suivi de la demande et à son historique |
Oguste n’a pas vocation à remplacer les systèmes d’archivage légal de longue durée. Le client reste responsable de ses propres obligations archivistiques et peut à tout moment exporter ses documents.
10. Comment garantissons-nous la sécurité de vos données ?
- protocole HTTPS avec chiffrement TLS 1.2+ pour toutes les communications ;
- chiffrement des données au repos ;
- cloisonnement des données par organisation, appliqué au niveau de la base de données elle-même ;
- stockage non public des documents et accès par liens temporaires ;
- stockage des mots de passe via un algorithme de hachage robuste, et authentification multifacteur obligatoire sur les accès internes privilégiés ;
- hébergement auprès de prestataires disposant de certifications reconnues (ISO 27001, SOC 2) ;
- cloisonnement des environnements de développement, de préproduction et de production ;
- journalisation des accès et des actions applicatives, supervision continue ;
- revue de code systématique avant mise en production, analyse régulière des dépendances et déploiement rapide des correctifs.
11. Comment fonctionnent les modèles d’IA utilisés ?
- les modèles sont sollicités via des API sécurisées depuis les serveurs d’Oguste, dans l’Union européenne ;
- les données transmises sont limitées à ce qui est nécessaire pour répondre à la requête ;
- les fournisseurs sont engagés contractuellement à traiter ces données pour la seule fourniture du service et à ne pas les utiliser pour entraîner leurs modèles ni pour du profilage ;
- aucune revente ni aucun partage à des tiers à des fins marketing ou d’entraînement n’est autorisé.
Oguste ne met en œuvre aucune prise de décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques à l’égard des personnes concernées. Les réponses de l’assistant sont des aides à la décision soumises à l’appréciation du professionnel.
12. Incidents de sécurité et violations de données
En cas de violation de données impliquant des données traitées pour le compte d’un client, Oguste informe le client concerné dans les meilleurs délais après avoir pris connaissance de l’incident, conformément à l’article 33 du RGPD, lui fournit les informations disponibles pour lui permettre de notifier l’incident à la CNIL et d’informer les personnes concernées, et l’assiste dans ces démarches. Lorsque Oguste agit comme sous-traitant, c’est le client responsable de traitement qui demeure chargé des notifications officielles.
13. Cookies et traceurs
La Plateforme recourt à des cookies et technologies similaires pour assurer le bon fonctionnement du service (cookies techniques indispensables) et pour mesurer l’usage de ses fonctionnalités. Lorsque la réglementation l’exige, un bandeau d’information permet d’accepter, de refuser ou de paramétrer les traceurs non indispensables. Les interfaces intégrées à un logiciel tiers n’utilisent pas de cookie de session.
14. Quels sont vos droits et comment les exercer ?
Conformément au RGPD, toute personne concernée dispose, dans les conditions prévues par les textes, des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition et de portabilité, ainsi que du droit de définir des directives post-mortem. Lorsque la base légale repose sur le consentement, elle peut le retirer à tout moment, sans que ce retrait ne remette en cause la licéité des traitements antérieurs.
Ces droits s’exercent auprès de dpo@oguste.fr. En cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, Oguste peut demander des informations complémentaires. Oguste répond dans le délai d’un mois prévu par le RGPD, délai pouvant être prolongé en raison de la complexité ou du nombre de demandes.
Lorsque les données sont traitées par Oguste en tant que sous-traitant (§2), les demandes doivent être adressées en priorité au client responsable de traitement - l’étude notariale - qu’Oguste assistera si nécessaire.
L’autorisation d’accès à une messagerie Microsoft 365 peut être retirée à tout moment par l’utilisateur depuis myapplications.microsoft.com, ou par l’administrateur Microsoft 365 de l’étude depuis les applications d’entreprise de son locataire. Le retrait est immédiat et n’affecte pas le reste de la Plateforme.
15. Délégué à la protection des données et réclamations
Oguste a désigné un Délégué à la Protection des Données, joignable à l’adresse dpo@oguste.fr.
Toute personne concernée peut également introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, et notamment en France auprès de la CNIL - Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.
16. Modification de la présente Politique
Oguste peut être amenée à mettre à jour la présente Politique pour tenir compte de l’évolution des Services, de la réglementation applicable ou des recommandations des autorités de contrôle. En cas de modification substantielle, Oguste informera les utilisateurs par tout moyen approprié (notification sur la Plateforme, email, etc.).